Kanban là một phương pháp quản lý quy trình làm việc để xác định, quản lý và cải thiện các dịch vụ cung cấp kiến thức. Nó nhằm mục đích giúp bạn hình dung công việc của mình, tối đa hóa hiệu quả và cải tiến liên tục. Gần đây, nó đã bắt đầu được công nhận bởi các đơn vị kinh doanh trên nhiều ngành nghề. Vậy kanban là gì? Hãy cùng Giaiphapdonggoi.net tìm hiểu về nó nhé!
Mục Lục [Ẩn]
1. Kanban là gì?
Từ tiếng Nhật "kanban", có nghĩa là "bảng trực quan" hoặc "dấu hiệu", đã được sử dụng với nghĩa là một định nghĩa quy trình từ những năm 1950. Lần đầu tiên nó được Toyota phát triển và áp dụng như một hệ thống lập kế hoạch cho sản xuất đúng lúc. Mặt khác, thuật ngữ viết hoa “Kanban” được biết đến và gắn liền với sự xuất hiện của “Phương pháp Kanban”, được định nghĩa lần đầu tiên vào năm 2007.
Kanban là gì?
The Genesis of Kanban
Ban đầu, nó hình thành như một hệ thống lập kế hoạch cho sản xuất tinh gọn, bắt nguồn từ Hệ thống sản xuất Toyota (TPS) . Vào cuối những năm 1940, Toyota đã đưa sản xuất “đúng lúc” vào sản xuất của mình. Cách tiếp cận đại diện cho một hệ thống kéo. Điều này có nghĩa là sản xuất dựa trên nhu cầu của khách hàng chứ không phải là thông lệ đẩy tiêu chuẩn để sản xuất hàng hóa và đẩy chúng ra thị trường.
Hệ thống sản xuất độc đáo của họ đã đặt nền móng cho sản xuất Tinh gọn hay đơn giản là Tinh gọn. Mục đích cốt lõi của nó là giảm thiểu các hoạt động lãng phí mà không làm giảm năng suất. Mục tiêu chính là tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng mà không phát sinh thêm chi phí.
2. Phương pháp Kanban
Phương pháp Kanban
Vào đầu thế kỷ 21, các công ty chủ chốt trong ngành công nghiệp phần mềm nhanh chóng nhận ra cách Kanban có thể thay đổi tích cực cách thức cung cấp sản phẩm và dịch vụ.
Với sự tập trung ngày càng cao vào hiệu quả và bằng cách khai thác những tiến bộ trong công nghệ máy tính, Kanban đã rời khỏi lĩnh vực công nghiệp ô tô và được ứng dụng thành công vào các lĩnh vực thương mại phức tạp khác như CNTT, phát triển phần mềm, R&D, và những lĩnh vực khác.
Thật vậy, những gì chúng ta công nhận là Phương pháp Kanban đã xuất hiện vào đầu năm 2007.
Bạn có thể bắt đầu xây dựng hệ thống Kanban của mình bằng cách thiết lập bảng Kanban đơn giản nhất với ba cột cơ bản - “Đã yêu cầu”, “Đang tiến hành” và “Hoàn thành”. Khi được xây dựng, quản lý và hoạt động chính xác, nó đóng vai trò như một kho lưu trữ thông tin thời gian thực, làm nổi bật các nút thắt cổ chai trong hệ thống và bất kỳ điều gì khác có thể làm gián đoạn các hoạt động trơn tru.
>> Tìm hiểu thêm về sản phẩm dây đai nhựa pp tại Bình Dương
3. Nguyên tắc Kanban
David J. Anderson (nhà tiên phong trong lĩnh vực Lean / Kanban cho công việc tri thức và là một trong những cha đẻ của phương pháp này) đã xây dựng phương pháp Kanban như một cách tiếp cận đối với quá trình gia tăng, tiến hóa và hệ thống thay đổi cho các tổ chức làm việc tri thức. Nó tập trung vào việc hoàn thành công việc và các nguyên tắc cơ bản của nó có thể được chia thành hai loại nguyên tắc và sáu cách thực hành.
Nguyên tắc Kanban
Thay đổi nguyên tắc quản lý
Kết hợp với các quy trình đã được thiết lập theo cách không gián đoạn, theo đuổi những thay đổi mang tính tiến hóa và cải tiến liên tục. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn các nguyên tắc quản lý thay đổi Kanban.
- Nguyên tắc 1: Bắt đầu với những gì bạn làm ngay bây giờ
- Nguyên tắc 2: Đồng ý theo đuổi thay đổi gia tăng, tiến hóa
- Nguyên tắc 3: Khuyến khích hành vi lãnh đạo ở mọi cấp độ
Nguyên tắc cung cấp dịch vụ
Kanban hướng tới việc phát triển cách tiếp cận theo định hướng dịch vụ. Nó đòi hỏi bạn phải hiểu sâu sắc nhu cầu của khách hàng, tạo ra một mạng lưới dịch vụ nơi mọi người tự tổ chức xung quanh công việc và đảm bảo rằng hệ thống của bạn liên tục phát triển.
- Nguyên tắc 1: Tập trung vào nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng
- Nguyên tắc 2: Quản lý công việc
- Nguyên tắc 3: Thường xuyên rà soát mạng lưới dịch vụ
4. Một số lợi ích của việc sử dụng Kanban
Một số lợi ích của việc sử dụng Kanban
Tăng khả năng hiển thị của Luồng
Ý tưởng cơ bản của Kanban là hình dung mọi tác phẩm. Bằng cách này, bảng Kanban biến thành một trung tâm thông tin trung tâm và mọi người đều ở trên cùng một trang. Tất cả các nhiệm vụ đều hiển thị và chúng không bao giờ bị mất, điều này mang lại sự minh bạch cho toàn bộ quá trình làm việc. Mọi thành viên trong nhóm đều có thể cập nhật nhanh chóng về trạng thái của mọi dự án hoặc nhiệm vụ.
Cải thiện tốc độ giao hàng
Kanban cung cấp nhiều cách để người quản lý dự án giám sát chặt chẽ và đưa ra các phân tích thông tin về việc phân bổ công việc. Với một cái nhìn rõ ràng về các hạng mục công việc được hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định, các giai đoạn mà các nhiệm vụ dành thời gian lâu nhất, tắc nghẽn sẽ dễ dàng xác định. Các nhóm được phép giải quyết những thách thức này để cải thiện quy trình làm việc và cuối cùng là tỷ lệ phân phối của họ.
Sự phù hợp giữa Mục tiêu kinh doanh và Thực thi
Thúc đẩy tính minh bạch, khuyến khích phản hồi và các cuộc họp đánh giá thường xuyên, các phương pháp Kanban cho phép điều chỉnh các mục tiêu chiến lược của công ty với công việc hàng ngày của các nhóm. Sự liên kết này giữa phương hướng kinh doanh và việc thực hiện giúp nâng cao tính linh hoạt của một tổ chức . Nó cho phép các nhóm thích ứng với việc thay đổi các ưu tiên và tổ chức lại do sự thay đổi của thị trường hoặc yêu cầu của khách hàng.
Cải thiện khả năng dự đoán
Khi bạn tạo một bảng Kanban và bắt đầu tích lũy các hạng mục công việc trên đó, bạn sẽ có thể hiểu sâu về quy trình của mình với các số liệu quy trình. Phân tích thời gian các nhiệm vụ dành cho quy trình làm việc của bạn (thời gian chu kỳ) sẽ cho phép bạn cải thiện dự đoán về lượng công việc bạn có thể giao trong tương lai. Hiểu được tính nhất quán của tốc độ phân phối (thông lượng) sẽ giúp dự báo của bạn chính xác hơn và các quyết định của bạn dựa trên dữ liệu lịch sử.
Cải thiện khả năng quản lý quy mô và sự phụ thuộc
Thực hành Kanban nội tại để trực quan hóa cũng được áp dụng khi lập bản đồ và quản lý các phụ thuộc. Bắt đầu với những gì bạn làm bây giờ có nghĩa là hình dung các phụ thuộc hiện tại và quản lý luồng giữa chúng. Quản lý sự phụ thuộc cung cấp cả thông tin chi tiết về trạng thái hiện tại của quy trình làm việc và các ý tưởng để cải tiến. Mặt khác, nó cũng cho phép hoàn toàn minh bạch cho việc quản lý chiến lược đối với quy trình làm việc và các liên kết hiện có giữa các nhóm.
Tăng sự hài lòng của khách hàng
Nguồn gốc của phương pháp Kanban - hệ thống kéo mà nó dựa trên ngụ ý rằng công việc được thực hiện khi có nhu cầu. Nói cách khác, Kanban điều hướng bạn giảm thiểu lãng phí bằng cách chỉ làm việc với các nhiệm vụ cần thiết hiện tại. Hơn nữa, bằng cách áp dụng các kỹ thuật trực quan hóa và đưa ra các giới hạn công việc đang tiến hành cho quy trình, bạn sẽ đảm bảo rằng kết quả cuối cùng được điều chỉnh phù hợp với mong đợi của khách hàng.
Kanban là một phương pháp quản lý công việc rất hữu ích và có thể áp dụng rộng rãi trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau. Để có thể linh hoạt và kết nối toàn diện với các bộ phận và cá nhân, từ công việc đến các khía cạnh khách hàng, cơ hội… trong doanh nghiệp, có lẽ bạn nên tham khảo giải pháp quản lý có kỹ năng quản lý công việc theo mô hình Kanban này.
Tìm hiểu thêm bài viết liên quan:
- Kanban là gì? Phương pháp và một số lợi ích của việc sử dụng Kanban
- Junior là gì? Công việc của một Junior
