PA là viết tắt của từ “Personal assistants”- Trợ lý cá nhân làm việc cho các nhà quản lý và giám đốc điều hành (hoặc đôi khi cho các cá nhân và gia đình giàu có hoặc nổi tiếng), đảm nhận nhiều nhiệm vụ hành chính khác nhau. Làm việc như một trợ lý cá nhân (PA) có thể là một nghề nghiệp rất bổ ích và có rất nhiều cơ hội để thăng tiến. Hãy cùng Giaiphapdonggoi.net tìm hiểu về PA là gì nhé!
Mục Lục [Ẩn]
1. PA là gì?
PA là gì?
Không giống như một quản trị viên có xu hướng chăm sóc một nhóm, một trợ lý cá nhân (PA) thường thực hiện công việc hành chính thay mặt cho một cá nhân. Cá nhân này thường là nhà quản lý hoặc điều hành trong một tổ chức thương mại, phi lợi nhuận hoặc khu vực công. Vai trò của PA là giải phóng thời gian của một giám đốc điều hành khỏi các công việc tổ chức và hành chính để họ có thể dành thời gian tối đa cho các nhiệm vụ chiến lược.
Trợ lý cá nhân (PA) là người hỗ trợ một cá nhân sống độc lập hơn, thường là tại nhà riêng của họ. Họ có thể giúp đỡ mọi công việc hàng ngày, bao gồm công việc gia đình, chăm sóc cá nhân, mua sắm và sắp xếp các thủ tục giấy tờ. Họ cũng có thể hỗ trợ bạn đi ra ngoài và về. Tự mình sử dụng PA có nghĩa là bạn là người sử dụng lao động và có quyền kiểm soát những người hỗ trợ bạn và bạn muốn được hỗ trợ như thế nào. Một PA phải cân bằng giữa dự đoán nhu cầu của người sử dụng lao động và sẵn sàng đối phó với bất kỳ tình huống bất ngờ nào phát sinh.
2. Trách nhiệm của PA
Các trách nhiệm thường bao gồm:
Trách nhiệm của PA
- Đóng vai trò là đầu mối liên hệ đầu tiên: giải quyết thư từ và các cuộc gọi điện thoại.
- Quản lý nhật ký và tổ chức các cuộc họp và cuộc hẹn, thường kiểm soát quyền truy cập của người quản lý / điều hành.
- Đặt và sắp xếp việc đi lại, vận chuyển và ăn ở.
- Tổ chức sự kiện và hội nghị.
- Nhắc nhở người quản lý / điều hành về các nhiệm vụ và thời hạn quan trọng.
- Đánh máy, biên soạn và chuẩn bị các báo cáo, bài thuyết trình và thư từ.
- Quản lý cơ sở dữ liệu và hệ thống lưu trữ
- Thực hiện và duy trì các thủ tục / hệ thống hành chính.
- Có trách nhiệm liên lạc với nhân viên, nhà cung cấp và khách hàng.
- Đối chiếu và nộp chi phí.
- Các nhiệm vụ khác để hỗ trợ người quản lý của họ, sẽ khác nhau tùy theo lĩnh vực và tùy theo thẩm quyền của người quản lý, ví dụ như hoàn thành một số báo cáo về quản trị công ty (để đảm bảo rằng doanh nghiệp đang được vận hành tốt và tuân thủ pháp luật và quy định) hoặc thực hiện nghiên cứu.
PA cũng có thể làm việc cho một gia đình hoặc cá nhân giàu có, thay vì cho một công ty. Nếu đúng như vậy, công việc của PA cũng có thể bao gồm các nhiệm vụ bảo trì gia đình hoặc cuộc sống cá nhân.
Chức danh công việc cho loại vai trò này và thâm niên của nó sẽ khác nhau tùy theo nhà tuyển dụng. Trong một số tổ chức, chức danh 'trợ lý cá nhân' và 'trợ lý điều hành' có thể hoán đổi cho nhau. Ở những người khác, trợ lý điều hành cao cấp hơn trợ lý cá nhân và sẽ đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn, chẳng hạn như một số công việc quản trị công ty hoặc tổ chức nhóm. Trong một số tổ chức, vai trò PA là một công việc ở cấp độ đầu vào; ở những người khác, nó đòi hỏi rất nhiều kinh nghiệm và được trả công tương xứng. Tùy thuộc vào người sử dụng lao động, vai trò trợ lý cá nhân có thể được kết hợp với vai trò của quản trị viên hoặc nó có thể là một vị trí cao cấp hơn mà quản trị viên có thể tiến bộ.
Lưu ý: chức danh truyền thống cho công việc trợ lý cá nhân là 'thư ký cá nhân', nhưng hiện nay đây được coi là một thuật ngữ lỗi thời và hiếm khi được sử dụng.
3. Yêu cầu về bằng cấp và đào tạo
Yêu cầu về bằng cấp và đào tạo
Không có bằng cấp học vấn chính thức được yêu cầu theo tiêu chuẩn, mặc dù một số nhà tuyển dụng có thể yêu cầu ứng viên phải có trình độ A / cao hơn và một thiểu số nhỏ có thể thích bằng cấp hơn. Nếu yêu cầu bằng cấp, thì bằng cấp về chủ đề truyền thông, công nghệ hoặc kinh doanh có thể có lợi.
Các nhà tuyển dụng đôi khi yêu cầu kinh nghiệm trước đó về quản trị hoặc công việc trợ lý cá nhân: thường là hai năm. Kinh nghiệm này thường có thể đạt được thông qua sự cám dỗ, do đó có thể dẫn đến công việc lâu dài. Có thể hoàn thành một khóa học thư ký hoặc bằng tốt nghiệp trực tuyến hoặc thông qua các trường cao đẳng giáo dục cao hơn.
>> Cùng tìm hiểu sản phẩm dây đai pet dùng cố định kiện hàng
4. Các kỹ năng chính cho PA
Các kỹ năng chính cho PA
- Sự thận trọng và đáng tin cậy: bạn thường sẽ là bên cung cấp thông tin bí mật.
- Tính linh hoạt và khả năng thích ứng.
- Kỹ năng giao tiếp và viết văn rất tốt.
- Kỹ năng tổ chức.
- Khả năng chủ động.
- Giao tiếp và ngoại giao.
- Kĩ năng giao tiếp.
- Kiến thức về các gói phần mềm tiêu chuẩn và khả năng tìm hiểu phần mềm của công ty cụ thể nếu được yêu cầu.
Trên đây, Giaiphapdonggoi.net đã chia sẻ một số thông tin về PA. Hy vọng bài viết này sẽ giải đáp được một phần nào thắc mắc của các bạn về PA.
Tìm hiểu thêm bài viết liên quan:
- Packing list là gì? Phân loại, chức năng và các nội dung chính
- Ống hút gạo là gì? Nguồn gốc và đặc điểm
