Chỉ số hiệu suất (KPI) là một giá trị số cho biết liệu một tổ chức hoặc công ty của bạn có đạt được mục tiêu đề ra hay không. KPI được sử dụng bởi các nhóm và các nhà lãnh đạo để đánh giá hiệu quả quá trình kinh doanh của toàn bộ công ty và các cá nhân riêng lẻ. Theo dõi KPI giúp bạn đánh giá hiệu suất của công ty và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu kết quả để tìm cách phát triển công ty của bạn. Hãy cùng Giaiphapdonggoi.net tìm hiểu về chỉ số hiệu suất – KPI là gì nhé!
Mục Lục [Ẩn]
1. Định nghĩa Chỉ số Hiệu suất (KPI)
KPI là gì?
KPI là viết tắt của từ Key Performance indicators – Chỉ số đánh giá thực hiện công việc là một thước đo có thể định lượng được về hiệu suất theo thời gian cho một mục tiêu cụ thể. KPI cung cấp các mục tiêu để các nhóm tìm ra, các cột mốc để đo lường tiến độ và thông tin chi tiết giúp mọi người trong tổ chức đưa ra quyết định tốt hơn. Từ tài chính và nhân sự đến tiếp thị và bán hàng, các chỉ số hoạt động chính giúp mọi lĩnh vực của doanh nghiệp tiến lên ở cấp chiến lược.
2. Ý nghĩa KPI so với ý nghĩa số liệu
Mặc dù các chỉ số và chỉ số hiệu suất có liên quan với nhau nhưng chúng không giống nhau. Đây là một lời giải thích:
- KPI là những mục tiêu chính mà bạn nên theo dõi để có tác động nhiều nhất đến kết quả kinh doanh chiến lược của bạn. KPI hỗ trợ chiến lược của bạn và giúp nhóm của bạn tập trung vào những gì quan trọng. Ví dụ về chỉ số hiệu suất chính là "khách hàng mới được nhắm mục tiêu mỗi tháng".
- Các chỉ số đo lường sự thành công của hoạt động kinh doanh hàng ngày của bạn hỗ trợ KPI của bạn. Mặc dù chúng ảnh hưởng đến kết quả của bạn, nhưng chúng không phải là số liệu quan trọng nhất.
3. Tại sao KPI lại quan trọng?
Tại sao KPI lại quan trọng?
Sử dụng KPI để củng cố tinh thần của nhân viên
Tôi nghĩ điều quan trọng là bắt đầu với giá trị này của KPI vì nó ít được biết đến nhất.
Văn hóa của một công ty là vô cùng quan trọng đối với hiệu suất. Một nền văn hóa hỗ trợ và thúc đẩy tất cả những người trong nó được định sẵn để làm tốt hơn một nền văn hóa không.
Theo nghĩa này, theo dõi KPI có thể là để ghi nhận sự làm việc chăm chỉ của nhân viên và đảm bảo cảm giác về trách nhiệm và trách nhiệm của họ.
Khi một công ty phát triển, đôi khi có thể có khoảng cách ngày càng tăng giữa thành tích của tổ chức và nỗ lực của cá nhân đối với họ. Khi mọi người cảm thấy có trách nhiệm với KPI, họ có nhiều khả năng thúc đẩy bản thân và nhận được nhiều sự hài lòng hơn từ một công việc được hoàn thành tốt.
>> Tham khảo về giải pháp đóng gói hàng hóa bằng dây đai nhựa giá rẻ
Giá trị của KPI đối với mục tiêu kinh doanh
KPI rất quan trọng đối với các mục tiêu kinh doanh vì chúng giữ mục tiêu ở vị trí hàng đầu trong quá trình ra quyết định.
Điều cần thiết là các mục tiêu kinh doanh phải được truyền đạt tốt trong một tổ chức, vì vậy, khi mọi người biết và chịu trách nhiệm về KPI của riêng họ, điều đó đảm bảo rằng các mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp luôn được quan tâm hàng đầu.
KPI cũng đảm bảo rằng hiệu suất được đo lường không mù quáng khi theo đuổi KPI mà liên quan đến các mục tiêu kinh doanh lớn hơn. Điều này có nghĩa là mọi phần công việc đều được thực hiện có chủ đích và đúng mục đích.
Cách KPI thúc đẩy sự phát triển cá nhân
Không phải mọi bản cập nhật chiến dịch hoặc sản phẩm đều đạt được mục tiêu của họ. Nhưng việc giám sát hiệu suất so với những mục tiêu đó, dù tốt hay xấu, đều tạo ra một môi trường học hỏi.
Với KPI, các nhóm có thể biết chính xác cách họ đang hoạt động tại bất kỳ thời điểm nào. Họ không cần phải đợi kết thúc một quý hoặc dự án để lập bảng kết quả.
Khi bạn theo dõi KPI, đặc biệt là khi bạn làm như vậy trên bảng điều khiển KPI thời gian thực, bạn có thể hỏi cái gì, tại sao, như thế nào và khi nào,... và làm như vậy bất cứ khi nào. Điều này làm cho việc học hỏi từ những thành công và thất bại trở thành một hoạt động hàng ngày (thay vì hàng tuần hoặc hàng tháng).
Một lý do khác tại sao KPI lại quan trọng đối với sự phát triển cá nhân là dựa trên ý tưởng nâng cao tinh thần. Cho phép nhân viên theo dõi hiệu suất của họ và phản hồi trong thời điểm này có nghĩa là họ có nhiều khả năng đạt được mục tiêu hơn và hiểu rõ hơn về cách thực hiện trong tương lai.
Ý thức cải tiến liên tục này cho phép mọi người đạt được nhiều hơn những gì họ có thể nghĩ, điều này cần thiết cho sự hài lòng tại nơi làm việc và tiếp tục phát triển cá nhân.
Tầm quan trọng của KPI đối với quản lý hiệu suất
Tôi muốn nói điều cuối cùng này là lý do chính xác tại sao các chỉ số hiệu suất chính lại quan trọng.
Nó tổng hợp tất cả các lý do trên: những gì được đo lường sẽ được quản lý.
Tinh thần, văn hóa và năng lực của nhân viên, cùng những yếu tố khác, tất cả đều đóng góp vào hiệu suất. KPI giúp đơn giản hóa việc quản lý hiệu suất bằng cách cho phép mọi người không chỉ xem những gì họ đang làm mà còn cả những gì những người khác đang làm.
Tính minh bạch này đảm bảo tất cả mọi người đều làm việc theo cùng một hướng, điều này giúp đơn giản hóa các đường truyền thông tin liên lạc vì câu trả lời cho "Chúng ta đang làm như thế nào?" được gộp thành một con số rõ ràng thay vì ẩn dưới các bảng tính và dịch vụ hoặc tệ hơn là đằng sau các phỏng đoán. Vì vậy, theo dõi KPI bán hàng của bạn một cách công khai, minh bạch để tăng trách nhiệm giải trình.
4. Các loại KPI
Các chỉ số hiệu suất chính có nhiều loại. Trong khi một số được sử dụng để đo lường tiến độ hàng tháng so với một mục tiêu, những người khác có trọng tâm lâu dài hơn. Điểm chung của các KPI là chúng gắn liền với các mục tiêu chiến lược. Dưới đây là tổng quan về một số loại KPI phổ biến nhất.
Các loại KPI
- Chiến lược: Các chỉ số hiệu suất chính có tác động cao này giám sát các mục tiêu của tổ chức. Các giám đốc điều hành thường xem xét một hoặc hai KPI chiến lược để tìm hiểu xem tổ chức đang hoạt động như thế nào tại bất kỳ thời điểm nào.
- Hiệu suất: Những KPI này thường đo lường hiệu suất trong một khung thời gian ngắn hơn và tập trung vào các quy trình và hiệu quả của tổ chức. Một số ví dụ bao gồm doanh số bán hàng theo khu vực, chi phí vận chuyển trung bình hàng tháng và giá mỗi chuyển đổi (CPA).
- Các đơn vị chức năng: Nhiều chỉ số hoạt động chính gắn liền với các chức năng cụ thể, chẳng hạn như tài chính hoặc CNTT. Trong khi CNTT có thể theo dõi thời gian giải quyết hoặc thời gian hoạt động trung bình, KPI tài chính theo dõi tỷ suất lợi nhuận gộp hoặc lợi tức trên tài sản. Các KPI chức năng này có thể được phân loại là chiến lược hoặc hoạt động.
- Dẫn đầu so với Độ trễ: Bất kể loại chỉ báo hiệu suất chính mà bạn xác định, bạn nên biết sự khác biệt giữa các chỉ báo hàng đầu và các chỉ báo tụt hậu. Mặc dù các KPI hàng đầu có thể giúp bạn dự đoán kết quả, nhưng các KPI tụt hậu lại theo dõi những gì đã xảy ra. Các tổ chức kết hợp cả hai để đảm bảo họ đang theo dõi những gì quan trọng nhất.
5. Cách phát triển KPI
Cách phát triển KPI
Với quá nhiều dữ liệu, bạn có thể dễ dàng đo lường mọi thứ - hoặc ít nhất là những thứ dễ đo lường nhất, nhưng bạn cần đảm bảo rằng bạn chỉ đo lường các chỉ số hiệu suất chính giúp bạn đạt được mục tiêu kinh doanh của mình. Dưới đây là một số phương pháp để phát triển KPI phù hợp.
- Xác định cách sử dụng KPI: Nói chuyện với những người sẽ sử dụng báo cáo KPI để tìm hiểu những gì họ muốn đạt được và cách họ sẽ sử dụng chúng. Điều này sẽ giúp bạn xác định KPI có liên quan và có giá trị đối với người dùng doanh nghiệp.
- Gắn họ với các mục tiêu chiến lược: Nếu KPI của bạn không liên quan đến những gì bạn đang cố gắng đạt được trong doanh nghiệp của mình, bạn đang lãng phí thời gian. Mặc dù chúng có thể liên quan đến một chức năng kinh doanh cụ thể như nhân sự hoặc tiếp thị, nhưng mọi chỉ số hiệu suất chính phải gắn trực tiếp với mục tiêu kinh doanh tổng thể của bạn.
- Viết KPI THÔNG MINH: Các KPI hiệu quả nhất tuân theo công thức SMART đã được chứng minh. Đảm bảo rằng chúng cụ thể, có thể đo lường, có thể thu được, thực tế và có giới hạn thời gian.
- Giữ cho chúng rõ ràng: Mọi người trong tổ chức nên hiểu KPI của bạn để họ có thể hành động theo chúng. Đây là dữ liệu là rất quan trọng. Khi mọi người hiểu cách làm việc với dữ liệu, họ có thể đưa ra các quyết định giúp kim chỉ nam đi đúng hướng.
- Lập kế hoạch lặp lại: Khi doanh nghiệp và khách hàng của bạn thay đổi, bạn có thể cần phải sửa đổi các chỉ số hiệu suất của mình. Có lẽ những cái nhất định không còn phù hợp hoặc bạn cần điều chỉnh dựa trên hiệu suất. Hãy chắc chắn rằng bạn đã có sẵn kế hoạch để đánh giá và thực hiện các thay đổi đối với các chỉ số hiệu suất khi cần thiết.
- Tránh quá tải KPI: Trí tuệ kinh doanh đã cho phép các tổ chức truy cập vào đống dữ liệu và trực quan hóa dữ liệu tương tác, giúp dễ dàng đo lường mọi thứ và mọi thứ. Hãy nhớ rằng định nghĩa chỉ số hiệu suất đề cập đến các mục tiêu quan trọng nhất. Tránh xa tình trạng quá tải KPI bằng cách tập trung vào các biện pháp có tác động nhất.
6. Các bước để có chiến lược KPI mạnh mẽ hơn
Các bước để có chiến lược KPI mạnh mẽ hơn
Nếu các chỉ số hiệu suất của bạn không mang lại kết quả như bạn mong muốn, thì đã đến lúc bạn phải điều chỉnh chiến lược của mình. Dưới đây là ba bước bạn có thể làm để đảm bảo mọi người trong tổ chức biết ý nghĩa của KPI và cách sử dụng để đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu có tác động đến doanh nghiệp của bạn.
- Chọn các KPI quan trọng nhất: Để đảm bảo bạn đang đo lường những gì quan trọng, bạn nên bao gồm sự cân bằng giữa số liệu dẫn đầu và số liệu tụt hậu. Các chỉ số trễ giúp bạn hiểu kết quả trong một khoảng thời gian, chẳng hạn như doanh số bán hàng trong 30 ngày qua. Các chỉ số hàng đầu giúp bạn dự đoán điều gì có thể xảy ra dựa trên dữ liệu, cho phép bạn thực hiện các điều chỉnh để cải thiện kết quả.
- Tạo văn hóa dựa trên KPI: Các chỉ số hiệu suất không có nhiều ý nghĩa nếu mọi người không hiểu chúng là gì và cách sử dụng chúng (bao gồm cả từ viết tắt KPI có nghĩa là gì). Tăng cường hiểu biết về dữ liệu trong tổ chức của bạn để mọi người đều làm việc hướng tới các mục tiêu chiến lược. Giáo dục nhân viên, chỉ định KPI có liên quan cho họ và sử dụng nền tảng BI tốt nhất trong lớp để giúp mọi người đưa ra quyết định giúp doanh nghiệp của bạn phát triển.
- Lặp lại: Giữ cho các chỉ số hiệu suất chính của bạn luôn cập nhật bằng cách sửa đổi chúng dựa trên những thay đổi của thị trường, khách hàng và tổ chức. Thường xuyên gặp gỡ để đánh giá chúng, xem xét kỹ hiệu suất để xem có cần điều chỉnh hay không và xuất bản bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện để các nhóm luôn được cập nhật.
Trên đây là một số thông tin về KPI mà Giaiphapdonggoi.net cung cấp đến bạn. Hy vọng qua bài viết này bạn sẽ hiểu được KPI dựa trên những con số thực tế, hiệu suất thực tế sẽ giúp bạn kiểm soát tốt hơn công việc kinh doanh của mình.
Cùng tìm hiểu thêm bài viết cùng chủ đề:
