Việc theo dõi hàng tồn kho và đặt hàng nguồn cung cấp và hàng hóa có thể bán được có thể không phải là nhiệm vụ yêu thích của bạn, nhưng nó chắc chắn rất cần thiết cho sự thành công của công ty bạn. Đơn đặt hàng (PO) là tài liệu cần thiết cho một quy trình mua hàng được quản lý tốt. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về PO là gì nhé!
Mục Lục [Ẩn]
1. PO là gì?
PO là gì?
PO (là viết tắt của từ “Purchase Order”), hoặc đơn đặt hàng, là một tài liệu chính thức do người mua phát hành cam kết thanh toán cho người bán để bán các sản phẩm hoặc các dịch vụ cụ thể sẽ được giao trong tương lai.
Giống như “giỏ hàng” của bạn trên một trang web thương mại điện tử, đơn đặt hàng về cơ bản là một danh sách những gì bạn muốn mua.
Lợi thế cho người mua là khả năng đặt hàng mà không cần thanh toán ngay lập tức. Từ quan điểm của người bán, PO là một cách để cung cấp cho người mua tín dụng mà không có rủi ro, vì người mua có nghĩa vụ thanh toán sau khi sản phẩm hoặc dịch vụ đã được giao.
Mỗi PO có một số duy nhất được liên kết với nó để giúp cả người mua và người bán theo dõi việc giao hàng và thanh toán. PO là cam kết mua sản phẩm hoặc dịch vụ liên tục, cho đến khi đạt đến mức tối đa nhất định.
Đối với các tổ chức lớn hơn, đơn đặt hàng là bước thứ hai trong quy trình mua hàng. Đối với những người bên ngoài bộ phận mua hàng, những người cần thứ gì đó cho doanh nghiệp - cho dù đó là những thứ đơn giản như đồ dùng văn phòng hoặc đồ dùng trong phòng quy trình có thể bắt đầu bằng một yêu cầu đặt hàng, còn được gọi là trưng dụng mua. Đây là một tài liệu tương tự như đơn đặt hàng phác thảo những gì nên mua, số lượng bao nhiêu, nơi mua hàng từ đâu,…
Yêu cầu mua hàng được gửi đến nhân viên cần thiết để phê duyệt. Nếu nó không được chấp thuận, người phê duyệt có thể cung cấp lý do tại sao nó bị từ chối và yêu cầu chỉnh sửa trước khi phê duyệt được thông qua. Sau khi được chấp thuận, yêu cầu mua hàng sẽ chuyển thành đơn đặt hàng và chuyển đến nhà cung cấp để phê duyệt và xử lý.
Sự khác biệt giữa trưng cầu mua và đơn đặt hàng ở chỗ nó đóng vai trò như một hợp đồng giữa người mua và người bán. Bằng việc gửi đơn đặt hàng (PO), người mua cam kết mua hàng hóa hoặc dịch vụ với số tiền đã thỏa thuận. Vì PO sẽ được thực hiện trước khi người mua nhận được hóa đơn của họ, đơn đặt hàng cung cấp cho người bán bảo hiểm đối với việc không thanh toán.
>> Cùng tìm hiểu về sản phẩm dây đai pp giá rẻ
2. Nội dung của PO
PO bao gồm nội dung sau:
Nội dung của PO
- Ngày cấp
- Số lượng đã mua.
- Các sản phẩm hoặc dịch vụ được mua.
- Tên thương hiệu, SKU hoặc số kiểu máy cụ thể.
- Giá mỗi đơn vị.
- Ngày giao hàng.
- Số PO
- Thông tin doanh nghiệp, bao gồm: Tên công ty, thông tin liên lạc
- Địa điểm giao hàng.
- Địa chỉ thanh toán.
- Điều khoản thanh toán, ví dụ như khi giao hàng hoặc trong 30 ngày.
3. Đơn đặt hàng được sử dụng như thế nào?
PO đơn giản hóa quy trình mua hàng, thường trông giống như sau:
- Người mua đã quyết định mua một sản phẩm hoặc dịch vụ cho doanh nghiệp của họ.
- Công ty phát hành một PO cho người bán, thường bằng cách sử dụng điện tử mẫu đơn đặt hàng.
- Người bán nhận được PO và xác nhận rằng công ty có thể thực hiện đơn đặt hàng. Còn nếu không thì người bán sẽ nói với người mua rằng đơn đặt hàng không thể hoàn thành và PO sẽ bị hủy.
- Nếu đơn đặt hàng có thể được thực hiện, người bán bắt đầu chuẩn bị đơn hàng bằng cách kéo khoảng không quảng cáo lại với nhau hoặc lên lịch cho nhân viên cần thiết.
- Đơn đặt hàng được vận chuyển hoặc dịch vụ được cung cấp với số PO trên danh sách đóng gói để người mua biết đơn hàng nào đã đến.
- Người bán sẽ lập hóa đơn cho đơn đặt hàng, sử dụng số PO để có thể dễ dàng trùng khớp với thông tin giao hàng.
- Người mua thanh toán tiền hóa đơn theo các điều khoản đã được nêu trong PO.
4. Ưu và nhược điểm của đơn đặt hàng
Ưu và nhược điểm của đơn đặt hàng
Có nhiều ưu điểm để sử dụng PO, trong đó quan trọng nhất là:
- PO giúp cải thiện độ chính xác, trong cả quản lý hàng tồn kho và tài chính.
- Lập ngân sách tốt hơn, vì cần có tiền trước khi PO được phát hành.
- Giúp giao hàng nhanh hơn, vì PO giúp lên lịch giao hàng khi người mua cần.
Về mặt bất lợi, có rất ít:
- Nhiều thủ tục giấy tờ không cần thiết cho các giao dịch mua nhỏ.
- Từ góc độ tài chính, thẻ tín dụng có thể phục vụ cùng một mục đích.
5. Lợi ích của việc sử dụng đơn đặt hàng
Lợi ích của việc sử dụng đơn đặt hàng
Đối với người mua:
- Theo dõi khoảng không quảng cáo và lịch sử mua hàng của bạn.
- Đặt hàng với số lượng cụ thể và trước.
- Chọn ngày giao hàng bạn cần.
- Bạn không phải trả trước.
Đối với Người bán:
- Theo dõi doanh số bán hàng và đơn đặt hàng định kỳ.
- Bạn có thể sử dụng đơn đặt hàng (PO) để tạo hóa đơn của mình.
- Là cam kết người mua trả tiền, mang lại cho bạn sự an toàn về mặt pháp lý.
Trên đây là một số thông tin về đơn đặt hàng (PO) nội dung, ưu nhược điểm cũng như là lợi ích của PO mà Giaiphapdonggoi.net cung cấp đến bạn. Hy vọng thông tin này sẽ giúp ích cho bạn trong việc đặt hàng. Tham khảo thêm bài viết liên quan:
- Phí LSS là gì? Và những nội dung liên quan đến phí LSS
- PA là gì? Trách nhiệm, yêu cầu về bằng cấp và các kỹ năng chính cho PA
