Điều đầu tiên mà một ứng viên yêu cầu sau khi gia nhập tổ chức là “job description” (mô tả công việc). Đây là tài liệu chung thường được người lao động và người sử dụng lao động tham khảo. Mô tả công việc (JD) là rất cần thiết để giữ cho tổ chức và nhân viên ở cùng một trang liên quan đến công việc mà nhân viên phải làm. Hãy cùng Giaiphapdonggoi.net tìm hiểu về JD là gì nhé!
Mục Lục [Ẩn]
1. JD là gì?
JD là viết tắt của từ Job Description - bản mô tả công việc là một tài liệu nhằm cung cấp cho người xin việc một phác thảo về các nhiệm vụ và trách nhiệm chính của vai trò mà họ đang ứng tuyển. JD thường do cá nhân trong tổ chức chịu trách nhiệm giám sát quá trình tuyển chọn cho vai trò soạn thảo, thường với sự trợ giúp của bộ phận nhân sự của công ty và / hoặc nhà tuyển dụng bên ngoài. Trong thực tế, JD có thể được gọi là kết quả cuối cùng của phân tích công việc. Tổ chức thực hiện phân tích công việc để hiểu và làm rõ công việc chính xác đề cập đến điều gì? Phân tích cung cấp thông tin về các thành phần khác nhau của công việc. Nó cung cấp thông tin về các kỹ năng và trình độ của ứng viên có thể phù hợp nhất với hồ sơ công việc.
JD là gì?
Tất cả các thông tin liên quan đến công việc được trình bày chính xác trong JD. Nó truyền tải các điều kiện làm việc mà người lao động phải làm việc trong tổ chức cũng như mức thù lao mà người lao động sẽ nhận được. Tại thời điểm quy trình tuyển dụng JD như một kim chỉ nam cho việc tìm kiếm ứng viên lý tưởng cho hồ sơ công việc cụ thể. Nó giúp các nhà quản lý tuyển dụng thu hút các ứng viên bằng cách cung cấp ý tưởng về nhiệm vụ, trách nhiệm và lương thưởng. Ngoài ra, trong quá trình tuyển chọn dựa trên các trách nhiệm được liệt kê trong JD, người quản lý tuyển dụng có thể đặt câu hỏi liên quan cho ứng viên. JD cũng được bộ phận nhân sự sử dụng để lập kế hoạch và triển khai chương trình đào tạo phù hợp cho người lao động. Dựa trên JD, các kỹ năng chính được xác định và chương trình đào tạo được sắp xếp để nâng cao các kỹ năng. Sự cần thiết của đào tạo cũng được công nhận với sự trợ giúp của mô tả công việc.
2. Mục đích và lợi thế của JD
Khi một tổ chức tìm kiếm một ứng viên để làm một công việc nào đó, tổ chức đó có một ý tưởng ngắn gọn về công việc sẽ được thực hiện. JD trình bày chi tiết về công việc, công nghệ hoặc công cụ được sử dụng để thực hiện công việc, vị trí của công việc, tính chất công việc, hệ thống báo cáo, tình trạng làm việc và tóm tắt công việc. Sự rõ ràng này giúp thu hút đúng nhân tài và chọn ra ứng viên xứng đáng cho tổ chức.
Mục đích và lợi thế của JD
Mục đích của JD
- Để nhắm mục tiêu, thu hút, tuyển dụng và lựa chọn ứng viên phù hợp cho công việc cụ thể trong tổ chức.
- Để xác định loại công việc phải hoàn thành và loại người lý tưởng để hoàn thành công việc.
- Để phù hợp với trình độ và kỹ năng cần thiết cho công việc trong khi tuyển dụng nhân viên cho tổ chức.
- Để truyền đạt hệ thống phân cấp tổ chức và hệ thống báo cáo cho ứng viên.
Ưu điểm của JD
Từ quan điểm của tổ chức và nhân viên, có những lợi thế nhất định của việc viết mô tả công việc. Đó là thông tin toàn diện:
- Giúp hiểu rõ chức danh, chức vụ và vị trí của công việc.
- Làm cho nhân viên ý thức được nhiệm vụ và trách nhiệm của mình.
- Xử lý quá trình tuyển dụng và tuyển chọn một cách hiệu quả.
- Nâng cao hiểu biết về lợi ích và môi trường làm việc
- Nêu bật các mục tiêu, yêu cầu và mục tiêu của công việc mà nhân viên phải hoàn thành.
3. Cách tạo hoặc viết JD tốt
Viết một bản JD không phải là một việc dễ dàng. Có một số điểm mà người ta cần lưu ý khi tạo JD. Sự phù hợp và liên quan là câu trả lời chính của câu hỏi làm thế nào để viết mô tả công việc. Dưới đây là những điều nhất định cần lưu ý để viết một JD tốt:
Cách tạo hoặc viết JD tốt
- Chọn một chức danh chính xác
Chức danh công việc thường phản ánh vị trí của nhân viên cũng như trách nhiệm mà họ phải xử lý. Quy tắc của ARM nên được tuân thủ trong khi lựa chọn chức danh công việc.
ARM là viết tắt của Accurate, Realistic and Meaningful (Chính xác, Thực tế và Ý nghĩa). Người ta quan sát thấy rằng để thu hút các ứng viên, nhiều nhà quản lý tuyển dụng giữ các chức danh phi truyền thống như Nhà thiết kế Unicorn hoặc Quản lý Rockstar. Những loại chức danh này gây hiểu lầm và do đó cần tránh. Độ chính xác của chức danh đề cập đến điểm nổi bật của 'vai trò' mà nhân viên phải thực hiện. Ví dụ: chức danh 'người quản lý' cho biết một nhóm sẽ được quản lý trong khi 'người điều hành' xác định các vai trò chiến lược. Các chức danh công việc thực tế dễ dàng được nắm bắt trong quá trình tìm kiếm việc làm và do đó các ứng viên phù hợp có khả năng ứng tuyển vào công việc. Cuối cùng, ý nghĩa của tiêu đề là về từ kinh doanh được liên kết với công việc. Ví dụ: Phát triển kinh doanh là một từ đúng cho vị trí bán hàng chứ không phải là quản trị viên thị trường năng động.
>> Cùng tham khảo sản phẩm băng keo trong do giaiphapdonggoi.net sản xuất
- Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và rõ ràng
Các JD phải dễ hiểu và không nên có bất kỳ biệt ngữ nào. Nhiều cụm từ khó hiểu hoặc hiếm khi được sử dụng khiến các ứng viên thất vọng. Vì vậy, JD phải rõ ràng, chính xác và đơn giản về bản chất.
- Nhiệm vụ và trách nhiệm cần được xây dựng
Đưa ứng viên tham gia một hoạt động nhỏ trong ngày điển hình tại nơi làm việc thông qua JD. Nói tóm lại, hãy bao gồm các nhiệm vụ hàng ngày và các trách nhiệm một cách cụ thể. Sử dụng gạch đầu dòng thực sự giúp ích ở đây để thêm rõ ràng trong mô tả.
- Thông tin về công ty
Cung cấp cái nhìn sơ lược về văn hóa tổ chức cho nhân viên. Bạn có thể bao gồm lời chứng thực của các nhân viên hiện tại của bạn. Giới thiệu công ty của bạn với ứng viên; thêm thông tin như sứ mệnh của công ty, sản phẩm và dịch vụ, cùng với tình trạng thị trường. Để thu hút được ứng viên phù hợp, bạn nên bổ sung thêm thông tin về công nghệ mà tổ chức đang hoạt động, các khách hàng chủ chốt (nếu không phải là bí mật) và thành tích mới nhất của công ty.
- Các kỹ năng liên quan đến công việc nên được làm nổi bật
Điều cần thiết là mô tả các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc cụ thể. Các bằng cấp liên quan đến các kỹ năng như chứng chỉ cần được đề cập rõ ràng trong JD. Các khả năng là phần quan trọng của công việc phải được truyền đạt cho các ứng viên như: cần phải làm việc đúng thời hạn hoặc giao tiếp bằng lời nói xuất sắc là bắt buộc. Cần tránh ngôn ngữ phân biệt đối xử trong khi đề cập đến các kỹ năng. Nên tránh những câu như “nhân viên bán hàng trẻ trung hoặc ứng cử viên phụ nữ hấp dẫn”.
- Truyền tải rõ ràng các khoản bồi thường và lợi ích
Việc quy định rõ ràng về mức bồi thường là rất có lợi cho công ty. Các đặc quyền và lợi ích của công việc như tiền thưởng, cơ hội học tập, chương trình chăm sóc sức khỏe và bảo hiểm giúp thu hút ứng viên đến với công việc.
Những điểm được đề cập ở trên giúp tạo JD tốt. Tuy nhiên, có một số điểm cần tránh khi viết JD. Các điểm bao gồm:
- Tiêu cực: Loại trừ mọi người một cách tàn bạo. Ví dụ: những người dưới 5 năm kinh nghiệm không đủ điều kiện cho hồ sơ. Thay vì những từ phủ định, bạn có thể sử dụng những câu như: công việc cấp cao này cần kinh nghiệm trên 5 năm.
- Hồ sơ bí ẩn: Sự thiếu rõ ràng và quá nhiều hồi hộp khiến các ứng viên khó thực sự hiểu họ sẽ thực hiện công việc gì. Vì vậy, cần tránh sự bí ẩn trong JD.
- Yêu cầu quá nhiều: Công việc phải được thực hiện một cách thực tế. Nó không nên bao gồm cường điệu và một người đàn ông thể hiện loại nhiệm vụ.
4. Các thành phần để viết JD tốt
Một JD nên mô tả công việc đó theo đúng nghĩa. Do đó, có năm thành phần quan trọng cần được bao gồm trong JD:
Các thành phần để viết JD tốt
- Chức danh công việc: Một chức danh thích hợp của công việc mô tả vị trí / cấp độ của công việc và lĩnh vực làm việc.
- Vai trò và trách nhiệm: Nhiệm vụ phải thực hiện, các mục tiêu mà nhân viên phải đạt được, các hoạt động hàng ngày và khối lượng công việc bổ sung được bao gồm trong vai trò và trách nhiệm.
- Trình độ chuyên môn: Nền tảng giáo dục và kinh nghiệm làm việc cần thiết cho vị trí công việc được đề cập trong phần này.
- Bộ kỹ năng: Các kỹ năng bổ sung như quản lý nhóm, kỹ năng giao tiếp, lãnh đạo được đề cập trong bộ kỹ năng cần thiết cho hồ sơ công việc.
- Lương thưởng: Phạm vi mức lương của công việc nên được bao gồm trong thành phần này của JD.
Một số thông tin bổ sung như điều kiện làm việc, người giám sát trực tiếp, mục đích công việc, hoàn cảnh đặc biệt (như đi du lịch) cũng có thể được đề cập trong JD. Các thành phần bổ sung này không được đề cập trong mọi JD. Tuy nhiên, dựa trên loại công việc, thông tin cần thiết có thể được thêm vào để tăng cường sự rõ ràng của JD.
Hy vọng những thông tin về JD là gì mà bài viết trên cung cấp đã giúp ích được cho bạn trong vấn đề này. Cám ơn vì sự quan tâm của bạn!
Xem thêm bài viết cùng chủ đề:
- Influencer là gì? Tại sao thương hiệu của bạn cần influencer?
- HSE là gì? Mục đích và tổ chức của HSE
