Công văn là một loại văn bản hành chính được sử dụng trong nhiều lĩnh vực kinh tế, xã hội và pháp luật khác nhau. Với mỗi lĩnh vực, công văn sẽ hướng đến những mục đích khác nhau. Để hiểu rõ hơn về công văn là gì? Và các loại công văn thì hãy theo dõi bài viết sau đây của Giaiphapdonggoi.net nhé!
Mục Lục [Ẩn]
1. Công văn là gì?
Công văn là một dạng văn bản hành chính thông dụng được sử dụng phổ biến trong các đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, công văn được coi là phương tiện liên lạc chính thức giữa cơ quan nhà nước với cấp trên, cấp dưới và công dân.
Ngay cả trong các doanh nghiệp, tổ chức xã hội cũng phải thường xuyên soạn thảo và sử dụng các công văn để thực hiện các hoạt động thông tin, giao dịch thuộc thẩm quyền.
Công văn là gì?
Công văn được coi là hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
- Chỉ viết về một vấn đề duy nhất, lời văn rõ ràng, không mơ hồ.
- Ngôn ngữ và ý ngắn gọn, súc tích, bám sát chủ đề cần diễn đạt.
- Tiếp nhận nghiêm túc, lịch sử và thuyết phục người nhân.
- Tuân thủ đúng thể thức của văn bản và đặc biệt là phần trích yếu nội dung của công văn.
Trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đang hoạt động tại Việt Nam, có thể thấy Công văn được sử dụng rất phổ biến. Đối với cơ quan nhà nước, công văn được coi là một trong những phương tiện giao tiếp chính thức giữa cơ quan nhà nước với cấp trên, cấp dưới và công dân. Cụ thể hơn, trong những tổ chức xã hội và doanh nghiệp, trong hoạt động hàng ngày cũng cần soạn thảo và sử dụng các công văn để thực hiện các hoạt động thông tin, giao dịch nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ mình.
2. Loại văn bản nào là một công văn?
Công văn là một loại văn bản không ghi tên văn bản, được sử dụng để giao dịch thông tin và liên lạc kinh doanh giữa các tổ chức và cơ quan chức năng. Nội dung công văn thường sẽ bao gồm các vấn đề sau:
Loại văn bản nào là một công văn?
- Trình bày một hoặc nhiều vấn đề liên quan đến hoạt động của đơn vị, cơ quan, tổ chức
- Chỉ đạo thực hiện các văn bản, chỉ đạo của cấp trên nếu chưa có văn bản quy phạm pháp luật hoặc Điều lệ hoạt động của đơn vị, cơ quan, tổ chức.
- Báo cáo về một số tài liệu và sự kiện diễn ra theo kế hoạch nhất định
- Yêu cầu làm rõ một số vấn đề trong hoạt động của các đơn vị, ban ngành, hiệp hội và các chính sách của các văn bản trước đây chưa được hướng dẫn rõ ràng.
- R chỉ đạo cấp trên phê duyệt kế hoạch để chỉ đạo quan điểm của mình đối với công việc của cấp dưới.
- Thăm hỏi, hồi âm công văn, cảm ơn.
3. Đặc điểm của công văn và phạm vi sử dụng
Văn bản hành chính có những đặc điểm riêng, có thể phân loại và đồng nhất với các loại văn bản khác. Văn bản công văn sẽ có các đặc điểm nổi bật sau:
Đặc điểm của công văn và phạm vi sử dụng
- Công văn không phải là văn bản quy phạm pháp luật nhưng trình tự, thủ tục rõ ràng, nhanh chóng, phù hợp với những trường hợp cấp thiết.
- Có nhiều hình thức thư từ khác nhau được sử dụng cho các mục đích khác nhau.
- Không được do cơ quan, tổ chức, hiệp hội, đơn vị đảm nhận. Tuy nhiên, công văn có thể được phát hành bởi một cá nhân nếu các văn bản pháp luật, điều lệ của tổ chức.
Phạm vi sử dụng của công văn
- Công văn không phải là văn bản quy phạm pháp luật nên không có giá trị đối với tất cả mọi người, mọi cơ quan, đơn vị, tổ chức và doanh nghiệp. Công văn chỉ có giá trị và hiệu lực đối với những cá nhân, đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhận được công văn.
- Các đối tượng này có trách nhiệm phải thực hiện theo yêu cầu, nội dung công văn và trả lời người ban hành công văn về việc tiếp nhận công văn hoặc nội dung yêu cầu của công văn nếu là văn bản yêu cầu đề xuất, ý kiến hoặc kết quả thực hiện công văn đó.
- Công văn là một loại văn bản không quy định về thời hạn hiệu lực và thời điểm hết hiệu lực của văn bản như các văn bản hành chính thông thường. Thời điểm hết hiệu lực của công văn là khi nội dung công việc, sự việc trong công văn đã kết thúc hoặc có công văn mới thay thế.
4. Các loại công văn
Căn cứ vào mục đích ban hành, công văn được phân thành các loại sau đây:
Các loại công văn
- Công văn hướng dẫn
Công văn hướng dẫn là loại văn bản hướng dẫn một số nội dung đã được quy định nhưng chưa rõ hoặc chưa được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản nội bộ, quy chế của đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp theo yêu cầu của cấp dưới.
- Công văn giải thích
Công văn giải trình là công văn dùng để cụ thể hóa, chi tiết hóa nội dung của các văn bản khác về việc thực hiện một công việc nào đó mà cơ quan, cá nhân nhận được chưa rõ, có thể hiểu chưa đúng về các quy định.
Về cơ bản, công văn hướng dẫn và công văn giải trình khá giống nhau nên nhiều người sẽ hiểu nhầm hai loại văn bản này.
- Công văn chỉ đạo
Công văn chỉ đạo là công văn của cấp trên thông báo cho các cơ quan, bộ phận cấp dưới về những công việc cần triển khai, thực hiện. Nội dung của loại văn bản này tương tự như văn bản chỉ đạo nên các đối tượng cần lưu ý khi sử dụng loại văn bản này.
- Công văn đôn đốc, nhắc nhở
Công văn đôn đốc, nhắc nhở là một loại công văn của cấp trên nhắc nhở, chấn chỉnh cấp dưới khi thực hiện các hoạt động, công việc, biện pháp, quyết định đã được yêu cầu thực hiện trước đó.
- Công văn đề nghị yêu cầu
Văn bản yêu cầu là thư của cơ quan, bộ phận cấp dưới gửi cấp trên hoặc cơ quan, bộ phận cùng cấp để đề nghị hoặc yêu cầu cơ quan, bộ phận đó cung cấp thông tin và giải quyết các công văn liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó.
- Công văn phúc đáp
Công văn trả lời những vấn đề cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp yêu cầu trong thẩm quyền, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
- Công văn xin ý kiến
Công văn của cấp dưới đề nghị cấp trên chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện một hoặc một số công việc khi có vướng mắc.
5. Yêu cầu về bố cục của một công văn
Khi soạn thảo một công văn, một số điều kiện nhất định phải được đáp ứng:
Yêu cầu về bố cục của một công văn
- Nội dung công văn chỉ nên xoay quanh một chủ đề duy nhất.
- Ngôn ngữ trong công văn cần ngắn gọn, súc tích và liên quan chặt chẽ đến vấn đề đang thảo luận.
- Tôn trọng, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao.
- Tuân thủ biểu mẫu theo quy định của pháp luật, đặc biệt là không thể thiếu công văn để truy xuất.
Bố cục của công văn cần tuân thủ các nội dung sau:
- Quốc hiệu tiêu ngữ
- Nơi gửi và thời gian gửi công văn
- Tên cơ quan chủ quản, tổ chức phát hành
- Người nhận công văn
- Số hiệu, đính kèm tên viết tắt của công văn
- Mục đích của việc viết công văn
- Nội dung
- Chữ ký, dấu đỏ, tên nguyên văn
- Nơi gửi công văn
Qua bài viết trên, Giaiphapdonggoi.net đã giúp bạn đọc giải đáp thắc mắc về khái niệm “công văn là gì?”. Mong rằng với những thông tin mà chúng tôi chia sẻ sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công văn.
Tìm hiểu về bài viết khác cùng chủ đề:
- Vòng quay hàng tồn kho là gì? Yếu tố ảnh hưởng và công thức tính
- Điều kiện CFR là gì? Cách tính giá CFR và nghĩa vụ của các bên trong điều kiện CFR
Mời bạn xem thêm sản phẩm đóng gói tại GIẢI PHÁP ĐÓNG GÓI nhé !!!
