Công tác quản lý tài chính - kế toán trong doanh nghiệp được chia thành nhiều bộ phận khác nhau với những chức danh cụ thể. Trong đó kế toán công nợ là công việc phải thu của khách hàng chưa thanh toán dịch vụ cho doanh nghiệp. Kế toán công nợ là kế toán phụ trách các công việc liên quan đến thanh toán hàng hóa và dịch vụ, ghi chép và lưu giữ thông tin về các giao dịch. Kế toán công nợ đảm bảo doanh thu của công ty bằng cách xác minh biên lai và giải quyết các chênh lệch. Nhưng chính xác thì kế toán công nợ là gì? Họ làm công việc gì? Hãy cùng nhau giải đáp những thắc mắc này trong bài chia sẻ sau đây nhé!
Mục Lục [Ẩn]
1. Kế toán công nợ là gì?
Kế toán công nợ có trách nhiệm thu các khoản thanh toán cho doanh nghiệp. Họ sử dụng các kỹ năng của mình trong quản lý dự án, tổ chức và giao tiếp để tiếp cận với khách hàng, sau đó thu tiền thanh toán. Ngoài ra, kế toán công nợ còn theo dõi chính xác các khoản thanh toán của công ty và tiền gửi ngân hàng, báo cáo lãi / lỗ theo định kỳ.
Kế toán công nợ là gì?
Kế toán công nợ có vai trò giúp doanh nghiệp phân tích doanh thu và dựa vào các kỳ phải thu sẽ giúp đo lường thời gian thu tiền bình quân cho các khoản doanh thu của doanh nghiệp. Đồng thời, đây cũng là biện pháp giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ cân đối các khoản phải thu và phải trả. Từ đó đo lường doanh thu thực tế sau mỗi kỳ kế toán để đảm bảo cân đối.
Đối tượng theo dõi
- Nợ phải thu – TK 131: Công nợ phải thu của khách hàng.
- Nợ phải trả – TK 331: Công nợ phải trả cho nhà cung cấp.
- Tạm ứng/ Hoàn tạm ứng – TK 141: Nội bộ doanh nghiệp.
- Những khoản phải thu khác – TK 138
- Những khoản phải trả, phải nộp khác – TK 338
- TK 136 và TK 336: Nội bộ giữa những chi nhánh và công ty.
2. Công việc của một Kế toán công nợ
Kế toán công nợ phải thu thập và quản lý các khoản thanh toán đến, theo dõi đúng, nhập chúng vào hệ thống để duy trì hồ sơ sổ sách chính xác. Bản mô tả công việc của một kế toán công nợ sẽ thường bao gồm các công việc chính sau:
Công việc của một Kế toán công nợ
- Chuẩn bị hóa đơn
Trong hầu hết các giao dịch, người bán xuất hóa đơn cho người mua để ghi lại khoản thanh toán và khi nào nó đã được thanh toán. Trách nhiệm của kế toán là lập hóa đơn cung cấp thông tin về số lượng và giá thành sản phẩm đã bán cho một khách hàng cụ thể, số thuế phải nộp cũng như là phương thức thanh toán.
Ví dụ, nếu doanh nghiệp của bạn muốn nhận thanh toán qua tiền gửi ngân hàng, kế toán tài khoản phải trả phải cung cấp cho khách hàng chi tiết tài khoản ngân hàng. Khi khách hàng gọi điện hoặc đến thăm doanh nghiệp để hỏi về các hóa đơn không rõ ràng hoặc sai, kế toán tài khoản phải trả cũng là người phản hồi các khiếu nại và làm rõ các sai lệch.
- Ghi lại giao dịch
Sau khi nhận được tiền thanh toán tiền hàng hoá và dịch vụ, cán bộ kế toán phải ghi sổ theo chính sách và thủ tục kế toán của doanh nghiệp.
Ví dụ, một kế toán công nợ làm việc trong một cửa hàng bán buôn có thể thu thập tất cả các biên lai thanh toán, kiểm tra những biên lai bán hàng và những giao dịch thẻ tín dụng, sau đó ghi chúng vào sổ cái chung bằng phần mềm. kế toán chuyên ngành. Các doanh nghiệp sẽ sử dụng thông tin này để tính toán tổng doanh thu được tạo ra hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.
Kế toán công nợ cũng sẽ giám sát hệ thống kế toán để đảm bảo chúng đang hoạt động tối ưu, báo cáo các vấn đề hoặc lỗi cho các chuyên gia CNTT.
- Gửi tiền
Khi doanh nghiệp nhận được một khoản thanh toán bằng tiền mặt hoặc séc, kế toán công nợ có trách nhiệm gửi tiền vào tài khoản ngân hàng của công ty và gửi lại biên lai. Nếu séc bị trả lại, kế toán công nợ phải liên hệ với khách hàng để thông báo về tình hình và sắp xếp một séc thanh toán thay thế. Ngoài ra, kế toán công nợ cũng có thể liên hệ với ngân hàng để xác minh việc chuyển tiền điện tử và thanh toán thẻ tín dụng.
- Lập báo cáo công nợ
Kế toán công nợ phối hợp với các kế toán viên khác để chuẩn bị các tài liệu tài chính, bao gồm bảng cân đối kế toán, dòng tiền và báo cáo lãi / lỗ. Điều này thường sẽ bao gồm một báo cáo tóm tắt các khoản phải thu hàng tháng để xác định tổng số tiền mà doanh nghiệp và khách hàng của doanh nghiệp đó nợ.
3. Lý do phát sinh nợ
Khi nói đến vấn đề nợ, có nhiều lý do, chẳng hạn như:
Lý do phát sinh nợ
- Khách hàng mua nhưng không đủ khả năng thanh toán thì có thể lấy hàng và nợ và sẽ thanh toán sau một thời gian nhất định.
- Hoặc vấn đề ở chính người bán, muốn bán được hàng với số lượng lớn nên không cần thanh toán ngay mà vẫn lấy được hàng. Đây là hành vi thúc đẩy kinh doanh của người bán.
- Sau khi hoàn thành các hoạt động thương mại, người mua sẽ thanh toán. Đây là những nguyên nhân gây tốn kém cho người mua và ít vốn vẫn có thể kinh doanh dễ dàng.
- Nợ lãi thấp, vay nặng lãi là một lợi thế cho người mua.
- Chưa thanh toán khi không có đủ tiền để thực hiện giao dịch nhằm mục đích thu lợi nhuận.
Sự tồn tại của các khoản nợ phải trả cũng tạo ra những bất lợi cho doanh nghiệp như:
- Gây rủi ro và không có khả năng thu hồi nợ.
- Mất chi phí và quản lý, theo dõi mất nhiều thời gian.
- Việc thu hồi công nợ mất nhiều thời gian và ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình kinh doanh.
4. Những lưu ý khi định khoản công nợ
Kế toán công nợ ngoài việc phải thực hiện hạch toán công nợ còn phải xác định rõ các khoản nợ phải trả. Cụ thể hơn là trong quá trình kiểm soát, đôn đốc công nợ, kế toán phải có những lưu ý quan trọng về công nợ như sau:
Những lưu ý khi định khoản công nợ
Đối với công nợ phải thu
- Kế toán công nợ phải ghi chép rõ ràng từng khoản, từng đối tượng công nợ, từng thời điểm phát sinh công nợ và chú ý đến thời gian hẹn trả của khách hàng để gọi điện hoặc fax nhắc nhở khách hàng thanh toán.
- Các giấy tờ, hóa đơn và chứng từ công nợ, thể hiện công nợ giữa công ty và khách hàng phải được bảo quản, lưu giữ cẩn thận để đối chiếu khi hai bên thanh toán nợ cho nhau.
- Trường hợp có công nợ quá hạn thanh toán hoặc khách hàng từ chối thanh toán, kế toán phải báo cáo với ban giám đốc để có phương án xử lý kịp thời.
Đối với công nợ phải trả
- Tuy không gặp nhiều khó khăn như các khoản phải thu, nhưng các khoản phải trả và công nợ cũng cần được chủ động giải quyết để đảm bảo uy tín của công ty và doanh nghiệp của bạn.
- Hạch toán rõ ràng, chi tiết từng đối tượng và công nợ, chú ý đến hạn thanh toán phải trả cho đối tác, nhà cung cấp của doanh nghiệp, công ty
- Các khoản nợ phải trả cho nhà nước và người lao động cần được thanh toán đúng hạn và đúng luật lao động
- Chú ý các khoản nợ phải trả không có hóa đơn, kế toán công nợ phải theo dõi chặt chẽ và bổ sung ngay hóa đơn vào sổ sách khi có.
5. Các kỹ năng cần thiết cho kế toán công nợ
Nhiệm vụ của kế toán công nợ xoay quanh việc xác định tài khoản công nợ, thanh toán công nợ đúng hạn cho doanh nghiệp đối tác, đôn đốc thu hồi công nợ của khách hàng… nhưng không vì thế mà nhà tuyển dụng không yêu cầu các kỹ năng từ nhân viên kế toán.
Các kỹ năng cần thiết cho kế toán công nợ
Để có thể làm tốt công việc của một kế toán công nợ, một kế toán viên cần có những phẩm chất sau:
- Có chuyên môn nền tảng: Không yêu cầu cao về kinh nghiệm chuyên môn nhưng điều đó không có nghĩa là kế toán công nợ là người thiếu kinh nghiệm. Khi có kiến thức chuyên môn nền tảng, kế toán sẽ biết cách hạch toán công nợ, cách hạch toán công nợ,…
- Có trách nhiệm đối với công việc: Tinh thần làm việc cao, có trách nhiệm với công việc là yếu tố vô cùng quan trọng của kế toán công nợ. Bởi nếu không có đam mê, không có trách nhiệm thì bạn khó trụ được với nghề khi đi đòi nợ mãi mà không thành.
- Trung thực, cẩn thận và tỉ mỉ: Vì kế toán công nợ làm việc trực tiếp với tiền nên tính trung thực là điều mà nhà tuyển dụng nào cũng đặt lên hàng đầu. Nếu bạn không trung thực thì ai dám giao bạn thu tiền, nếu bạn không cẩn thận và tỉ mỉ thì ai dám giao bạn quản lý công nợ, quản lý hóa đơn, công nợ….
Tóm lại, kế toán công nợ là gì? Kế toán công nợ là người đi “đòi nợ” và giám sát các khoản nợ của công ty. Từ bài viết này, Giaiphapdonggoi.net hy vọng bạn đã có kinh nghiệm bước đầu để khi bắt tay vào làm công việc của kế toán công nợ. Chúc bạn thành công!
Tham khảo thêm bài viết khác:
- Bảng xuất nhập tồn hàng hoá. Các thông tin cơ bản và những lưu ý cần biết khi lập bảng xuất nhập tồn hàng hoá
- In Offset là gì? Cách in offset hoạt động
Mời bạn xem thêm các sản phẩm đóng gói của GIẢI PHÁP ĐÓNG GÓI nhé!!!
